Vorgangsbearbeitung & Mieterkommunikation

Anfragen von Mietern und Eigentümern treffen über verschiedenste Kanäle ein: per E-Mail, Portalnachricht, Service-Formular oder Telefonnotiz. Sachbearbeiter müssen jede Nachricht manuell sichten, die betroffene Liegenschaft und Einheit heraussuchen, die Vorgangshistorie prüfen und eine passende Antwort formulieren.

Ein KI-Agent optimiert diese Arbeitsteilung spürbar: Er analysiert die eingehende Nachricht, ermittelt die zugehörige Einheit sowie den Kontakt über die API, zieht relevante Hausordnungen oder Teilungserklärungen per semantischer Suche hinzu und erstellt einen fundierten Antwortentwurf. Ein Mitarbeiter prüft den Entwurf und gibt ihn frei. Der Agent dokumentiert den Vorgang anschließend strukturiert in etg24 – inklusive Nachricht, Antwort und Wiedervorlagedatum.

Die Triage-Logik lässt sich flexibel anpassen:

• Standardanfragen (z. B. Schlüsselbestellungen, Bescheinigungen): Automatisches Vorformulieren auf Basis von Textbausteinen und Richtlinien.
• Schadensmeldungen (z. B. Heizungsausfall, Wassereintritt): Dringlichkeit erfassen, passende Handwerkerkontakte aus den Stammdaten vorschlagen und einen Reparaturauftrag vorbereiten.
• Semantisches Verständnis: Da die Suche semantisch arbeitet, versteht der Agent das tatsächliche Anliegen auch bei umgangssprachlichen Formulierungen oder Tippfehlern.

Verwendete Systemkomponenten

• Query-Tools: Abfrage von Einheiten, Kontakten und bisherigen Vorgängen.
• Semantische Suche (meta.docs.search): Gezielter Zugriff auf Teilungserklärungen, Hausordnungen und das etg24-Benutzerhandbuch.
• Command-Tools: Automatisiertes Anlegen von Vorgangsnotizen, Tickets und Wiedervorlagen.
• User-gebundener API-Schlüssel: Stellt sicher, dass jeder Antwortentwurf transparent der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter zugeordnet ist.